Mimo iż wiele budynków zostało już dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością to należy pamiętać, że w wielu miejscach, gdzie prowadzona jest obsługa ludności trzeba zwrócić szczególną uwagę na to by wszyscy obywatele mogli w sposób komfortowy, przyjazny być obsłużeni.
Należy zapewnić, by wszyscy mogli bez najmniejszego problemu dostać się do stanowiska, gdzie prowadzona jest obsługa ludności.
Miejsce takie powinno być przyjazne dla osoby na wózku inwalidzkim, poruszającej się o kulach czy osób niskiego wzrostu, tak, więc należy zapewnić by przynajmniej 1 stanowisko obsługi zbudowane było w dosyć nisko by zapewnić komfort obsługi takim petentom.
Bardzo często bywa, że kontuar kasy bankowej, lady w aptece czy okienka na poczcie zamieszczony jest bardzo wysoko. Zbyt wysoko by grupa petentów na wózku inwalidzkim lub niskiego wzrostu mogła do niego dosięgnąć.
Dla osób niewidomych i słabowidzących oraz osób starszych poważnym problemem mogą być automaty kolejkowe, w których należy wziąć numerek a następnie po jego wyświetleniu należy podejść do odpowiedniego stanowiska. Mimo iż niektóre automaty kolejkowe mówią głosowo, do którego stanowiska należy podejść jednak osoba niewidoma lub słabowidząca ma poważny problem ze zlokalizowaniem położenia stanowiska. W takich sytuacjach osoba obsługująca punkt informacyjny powinna pomóc osobie z dysfunkcją wzroku podejść do odpowiedniego stanowiska. Jeżeli automaty kolejkowe nie mają komunikatów głosowych to wówczas odpowiedni pracownik powinien wskazać, kiedy odpowiedni numerek petenta z niepełnosprawnością się wyświetli.
Dobrym rozwiązaniem może być także podprowadzenie osoby niemogącej samodzielnie zlokalizować punktu obsługi jego sprawy bez kolejki. Naturalnie może to budzić sprzeciw innych osób czekających w kolejce.
Ważnym problemem jest także brak możliwości samodzielnego wypełniania dokumentów przez osoby z niepełnosprawnością wzrokową.
Warto zwrócić uwagę, że uchylony został już artykuł 80 kodeksu cywilnego tak, więc wszelkie dokumenty osoby niewidome i słabowidzące mogą samodzielnie podpisywać na swoją własną odpowiedzialność. Urzędnik powinien pomóc osobie niemogącej samodzielnie wypełnić druku we wpisaniu odpowiednich danych a następnie odczytać te informacje, następnie petent z niepełnosprawnością powinien podpisać formularz.
Można w urzędzie wyznaczyć przynajmniej 1 osobę, która będzie kimś w rodzaju męża zaufania, który będzie wypełniał dokumenty petentom z niepełnosprawnością wzrokową.
Część osób niewidomych i słabowidzących biegle posługuje się komputerem wyposażonym w czytnik ekranu, lub program powiększający. Użytkownicy Ci mogą chcieć samodzielnie wypełnić w domu formularz w wersji elektronicznej, następnie wydrukować go i przynieść już wypełniony do urzędu. Ważne jest, więc, by wersje elektroniczne wymaganych wielu dokumentów zamieszczone były na dostępnej stronie internetowej.
Część osób, słabowidzących lub starszych wolałaby mieć odpowiednie formularze czy dokumenty przygotowane w postaci druku powiększonego, pozwalające im na samodzielne odczytanie czy wypełnienie.
Aby zapewnić obsługę w urzędzie osobom niesłyszącym wyznaczony pracownik powinien znać język migowy lub urząd powinien wykupić usługę, w której za pomocą kamerki internetowej łączymy się z tłumaczem języka migowego, który zdalnie tłumaczy nam, co mówi do nas petent posługujący się językiem migowym.
Ustawa o języku migowym nakłada na urzędy publiczne obowiązek obsługi osób niesłyszących właśnie w języku migowym. Dla tego należy zapewnić tym osobom odpowiednią obsługę.
Dla osób słabosłyszących doskonałym rozwiązaniem jest pętla indukcyjna współpracująca z aparatem słuchowym klienta słabosłyszącego. Pętla działa w ten sposób, że w znaczący sposób pozwala na lepsze słyszenie, oraz tłumi dźwięki słyszane z zewnątrz – na przykład Sali obsługi interesantów.
